先日、アガサ株式会社（Agatha, Inc）にて臨床研究・治験文書管理システム「アガサ」の説明を聞いて参りました。アカデミアでは文書管理は紙媒体で行われているところがほとんどだと思われます。日本に上陸している、ライフサイエンス業界における利用を想定した文書管理システムは数えるほどしかありませんが、基本的に一定以上の運用規模を想定したもので、ちょこっと使ってみるにはなかなか敷居が高いものです。設定・機能・オプション等々も豊富なため、小規模なら運用でカバーした方が効率が良い場合も、ついつい「あれもこれも」と手を出してしまい、実運用に持って行くまでが大変になりがちです。そしてなによりライセンス料の捻出が…。
アガサの第一印象としては、必要なもの以外を極力そぎ落とすことで、運用開始までのハードルを（価格含め！）ぐっと下げてくれると感じています。インターフェイスも、直感的に操作が出来るような工夫が随所にあり、数時間、長くても一日もあれば自分の環境での使い方がはっきり見えてくると思います。
とにかく締まってる
文書管理システム使ったことないし…と言う方でも、５分間の説明ムービーを見てアガサを触ってみるだけでも大体のことは見えてくるのではないでしょうか。必須文書の管理なら、例えば試験ごとにワークスペースという「箱」を作成し、その中にWordやExcelファイルをアップロードしていきます。その後の編集は、WordやExcelであれば、それぞれの編集ソフトが起動し、セーブすると自動的にサーバーに情報が送られます。対応していないファイル形式は、手動で新版をその都度アップロードすることになります。「ド○ップボックスに版管理さえあればな～」と思っている方々にも、違和感なく使えるシンプルさです。
ワークフロー
文書の承認までの流れは、大まかに＜＜ドラフト→レビュー→承認→確定＞＞です。レビュー及び承認では、別のユーザーを指名する機能もついています。アクセス権限でそれぞれのユーザーに確定・レビュー・承認の可否を設定することは出来ませんので、ここは運用でカバーする必要があります。あったらあったで、それを設定する人が必要になってくるわけですので、アカデミアに使ってもらう場合はこういった割り切りも必要かも知れません。
他の使い道も…
おそらく、アカデミアで使うにあたり最も恩恵を感じやすいのは必須文書のペーパーレス化だと思われますが、それ以外にも標準業務手順書の作成・管理や、データベース仕様書やCRFのプリントアウト等のデータマネジメント業務関連書類の管理にも使えます。また、シンプルが故に、ライフサイエンス業界以外でも利用価値があるのでは？とも感じています。ホームページから20日間無料体験も提供しているので、ご興味のある方は是非（下のロゴよりアガサ株式会社へアクセスできます）。文書管理ソフトはよくわからない…と言う方々、一分ちょっとの製品紹介ムービーもあります。
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